Omschrijving
Denkt u bij e-commerce aan online verkoop en webshops? U bent niet de enige. Het is echter zoveel meer. De ICT-specialisten van Office in a Box weten daar alles van. ‘Online werken en beveiliging van je server zijn ook vormen van e-commerce’.
E-commerce betekent letterlijk elektronische bedrijfsvoering. Het begrip ‘electronic commerce’ is dus breder dan geld verdienen op internet. Daar zijn ze bij Office in a Box, specialist in kantoorautomatisering in Deventer, ook van overtuigd. ”Hoe zorg je dat je systemen 24/7 beschikbaar zijn? Hoe staat het met de vindbaarheid van je website? Hoe beveilig je je tegen spam en hackers? Veel bedrijven komen bij ons met dit soort vragen,” aldus Michel Snitjer, accountmanager. “Zij willen het online werken goed geregeld hebben, evenals hun kantoorautomatisering. Eén van onze belangrijkste diensten.”
Voorbeeld uit de praktijk
Hoe ze dat aanpakken? Michel geeft graag een praktijkvoorbeeld. Recentelijk hebben ze de gehele kantoorautomatisering van Launch! vernieuwd. Launch! is de grootste HR ICT en Services dienstverlener in het hogere segment in Nederland. Jaarlijks voert zij meer dan 1,2 miljard aan salaris- en pensioenbetalingen uit. Tevens verzorgt zij voor bijna 70.000 werknemers de HR dienstverlening. “Hun kantoorautomatisering was hard toe aan vernieuwing. Zij legden ons de vraag voor: Hoe kunnen jullie het zo inrichten dat we daarmee flexibel zijn, zowel in kosten en gebruik?”
Flexibel in oplossingen
Voor Office in a Box was de vraag helder. Als specialist in kantoorautomatisering leveren ze een scala aan diensten die het werken in een kantooromgeving efficiënter en prettiger maken. Denk hierbij aan gebruiksvriendelijke systemen voor documentbeheer, telefonieoplossingen, werken in de Cloud, beveiliging van gegevens, volledig ICT-beheer en hard- en software. “Onze kracht is niet alleen onze jarenlange ervaring, maar vooral de flexibiliteit waarmee wij voor iedere vraag een passende oplossing kunnen bedenken. En daarmee onze klanten alle ICT-zorgen uit handen nemen,” aldus Gert-Jan Voogsgeerd, partner en DMS consultant bij Office In a Box.
Aan de slag voor Launch!
“Een goed ingerichte kantoorautomatisering is voor ons essentieel gezien de omvang van onze dienstverlening. Daar is onze verantwoordelijkheid te groot voor,” vertelt Ron Nooren, hoofd klantcontact bij Launch. “We werkten nog met fysieke desktops, vaste telefoons en een gedateerd documentmanagement-systeem. Het werkte, maar was niet meer van deze tijd. De vraag was alleen: Hoe kunnen we het zo inrichten dat we als organisatie flexibel blijven. Zowel in kosten, gebruik en onderhoud. Dus dat we bijvoorbeeld geen vaste ICT-er in dienst hoeven nemen.”
Efficiënter documentbeheer
De vernieuwing van de kantoorautomatisering bij Launch! omvatte een aantal belangrijke veranderingen. Om alle documenten efficiënter te beheren, is M-files ingezet. Een veelgeprezen documentmanagement systeem. Veilig, gebruiksvriendelijk en betaalbaar. En daarmee de oplossing voor het ordenen, bewerken, vinden en volgen van bedrijfsinformatie.
Online werken
Alle fysieke desktops gingen direct de deur uit en werden vervangen door Werkplek Online inclusief nieuwe software. Medewerkers kunnen nu overal waar ze zijn werken. Vanuit huis, onderweg of elders.
Overal telefonisch bereikbaar
Ook de telefooncentrale met vaste telefoons ging op de schop. Geen overbodige luxe met gemiddeld 250 telefoontjes per dag. Launch! maakt nu gebruik van VoIP. “Een verademing,” aldus Nooren. “Voorheen moest er altijd iemand aanwezig zijn om de telefoon aan te nemen. Dat is verleden tijd. Ondanks onze flexibele werktijden en het feit dat we veel onderweg zijn, zijn we nu veel beter bereikbaar voor onze klanten.”
Maatwerk smaakt naar meer
De samenwerking met Office in a Box hebben wij als zeer prettig ervaren. Met name over de kennis, het stellen van de juiste vragen en de vlekkeloos verlopen overstap, is hij zeer te spreken. “Ze hebben maatwerk geleverd en ons precies gegeven waar we behoefte aan hebben: flexibiliteit. We kunnen nu zoveel effectiever en prettiger werken. Klantdossiers zijn altijd up-to-date en snel vindbaar. Documenten kunnen we onderling delen. Vanaf iedere locatie kunnen we nu inloggen op onze werkplek, eenvoudig via een app op onze smartphone. En het is allemaal heel gebruiksvriendelijk. Het bevalt ons zo goed dat we ons documentbeheer verder gaan automatiseren.”
www.oib4u.nl
- Private cloud, eMail & Document Management en Security
- Alle technische mogelijkheden weten te benutten
- Maatwerk in kantoorautomatisering
www.launch-hcm.com